Dienstplanung mit KI? Ein ehrlicher Vergleich: Manuelle Planung vs. Smart Scheduling

Wenn der neue Dienstplan ansteht, beginnt für viele Betriebe derselbe Ablauf: Listen durchgehen, Urlaubswünsche sortieren, Ausfälle berücksichtigen, Ruhezeiten prüfen, Schichten balancieren und am Ende hoffen, dass alles stimmt. Was bei 5–10 Mitarbeitenden noch halbwegs funktioniert, wird bei einem Betrieb von 20+ Mann schnell zu einem hochkomplexen Puzzle. Doch lohnt sich für so ein Team bereits der Einsatz von Künstlicher Intelligenz? Oder reicht manuelle Planung aus? In diesem Artikel vergleichen wir ehrlich, was manuelle Dienstplanung wirklich leistet – und in welchen Punkten Smart Scheduling einen spürbaren Unterschied macht.

Manuelle Dienstplanung – bewährt, aber voller versteckter Kosten

1. Hoher Zeitaufwand: Wenn eine Stunde hier und eine Stunde dort plötzlich eine Arbeitswoche sind

Was viele unterschätzen: Dienstplanung ist selten ein einzelner Termin. Sie ist ein Prozess:

• Rückfragen klären
• Konflikte im Team lösen
• Schichten umbauen
• Rückmeldungen einarbeiten
• kurzfristige Ausfälle ersetzen

Selbst wenn der erste Entwurf in ein bis zwei Stunden steht, folgen oft noch viele kleine Anpassungen, die in Summe mehrere Stunden pro Woche kosten. Für Betriebe, in denen die Planung nebenbei von der Geschäftsführung, Teamleitung oder Disposition übernommen wird, geht diese Zeit direkt auf Kosten wertschöpfender Tätigkeiten. Zeit, die besser für Kunden, Weiterentwicklung von Projekten oder andere administrative Tätigkeiten verwendet werden könnte.

2. Fehleranfälligkeit: Kleine Zahlenfehler, große Konsequenzen

Ob Excel, Kalender oder Papier — manuelle Planung ist fehleranfällig, weil Menschen immer wieder dieselben Fehler machen:

• Ruhezeiten übersehen
• zu lange Schichten eintragen
• doppelte Einsätze
• unvollständige Urlaubslisten
• falsche Vertretungen

Viele dieser Fehler fallen erst spät auf, manchmal erst nach Rückfragen oder Beschwerden. Andere können sogar zu rechtlichen Risiken führen und bei Kontrollen teuer werden. Problematisch wird es, wenn mehrere Tarif- oder Betriebsvereinbarungen gelten, Mitarbeitende verschiedene Rollen oder Qualifikationen haben oder Nacht-, Wochenend- oder Sonderzuschläge berücksichtigt werden müssen. Je mehr Variablen ins Spiel kommen, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit für Fehler.

3. Subjektivität und Intransparenz: Wenn Planung zur Stimmungssache wird

In kleinen Teams wirken Ungerechtigkeiten verstärkt – ob real oder gefühlt. Typische Spannungen entstehen durch:

• ungleich verteilte Wochenenden
• immer gleichen Früh-/Spätdienst-Verteilungen
• nicht nachvollziehbare Entscheidungen
• bevorzugte oder benachteiligte Mitarbeitende
• fehlende Einsicht in die Zusammenhänge

Auch wenn der Planer es gut meint: Menschen planen subjektiv. Und das Team reagiert darauf mit Diskussionen, Frust oder sinkender Motivation. Es entsteht ein unterschwelliger Druck, Entscheidungen "gerechter" wirken zu lassen, anstatt sie datenbasiert zu begründen und so tatsächliche Fairness zu ermöglichen.

4. Fehlende Optimierung: Planung nach Bauchgefühl statt nach Bedarf

Manuelle Planung orientiert sich an Erfahrungswerten. Das funktioniert manchmal gut, aber selten optimal. Planer sehen oft nur den nächsten Monat, nicht:

• Muster in Auslastung
• saisonale Spitzen
• Umsatz- oder Auftragsprognosen
• langfristige Überstundenentwicklungen

Zwar werden Trends in bspw. der Überstundenentwicklung irgendwann erkannt und dann punktuell versucht entgegenzuwirken, was aber nicht immer funktioniert. So entstehen Pläne, die zwar funktionieren, aber weder kosteneffizient noch strategisch durchdacht sind. Über- oder Unterbesetzung kostet viel Geld, auch wenn es im Alltag ggf. kaum auffällt.

Was kann KI besser? – Die drei Motoren des Smart Scheduling

Smart Scheduling nutzt KI, um Planungsschritte zu automatisieren und zu optimieren. Es geht nicht um Roboter oder futuristische Technik. Sondern um Software, die den Planer unterstützt wie ein digitaler Assistent, der rund um die Uhr die Regeln kennt und die beste Lösung berechnet. Letztendlich ist auch ein Dienstplan nur ein mathematisches Optimierungsproblem mit bestimmten zu beachtenden Nebenbedingungen.

1. Der Regel-Wächter: Immer rechtskonform – ohne manuelle Nachprüfungen

Das Herzstück jeder KI-gestützten Planung ist der automatische Regelprüfer:

• Arbeitszeitgesetze
• Pausen- und Ruhezeiten
• Tarifverträge
• Qualifikationsanforderungen
• Sicherheits- oder Mindestbesetzungen
• interne Schichtregeln

Die KI überprüft jeden Schichtvorschlag in Echtzeit. Fehler können gar nicht erst entstehen, denn die Software zeigt sofort an, wenn ein Einsatz nicht erlaubt oder nicht machbar ist. Einfache Beispiele sind dabei die Einhaltung von Ruhe- und Pausenzeiten. Wenn ein Mitarbeiter am Dienstag die Spät- oder gar Nachtschicht übernimmt, kann er wohl kaum am Mittwoch für die Frühschicht eingeteilt werden. Sobald nicht 10 sondern eben 50 oder mehr Mitarbeiter eingeteilt werden müssen und es ggf. auch Mindestbesetzungen von mehr als einer Person pro Schicht gibt, können solche Vorgaben schnell mal übersehen werden. Diese kritischen Fehler dann im Nachgang wieder zu korrigieren ist, das weiß jeder Dienstplaner, einfacher gesagt als getan.

2. Der Bedarfsprognostiker: Nur so viel Personal wie nötig

Die KI analysiert historische Daten, Auftragslage, Kundenfrequenz oder saisonale Muster, um präzise vorherzusagen, wann wie viel Personal wirklich gebraucht wird. Beispiele:

• Gastronomie: Wetter, Feiertage, Reservierungen
• Produktion: Auftragsvolumen, Schichtmodelle
• Pflege/Handwerk: Touren, Anforderungen, Qualifikationen
• Handel: Stoßzeiten, Kaufverhalten

Auf dieser Basis schlägt die KI Schichten vor, die Über- und Unterbesetzung minimieren. So werden Kosten gespart, ohne die Qualität zu gefährden. Das mag im ersten Moment sehr kompliziert und für kleinere Unternehmen nicht stemmbar klingen, aber das muss es gar nicht sein. Mit einer Schnittstelle zu entsprechenden Systemen, kann eine KI die notwendigen Besetzungen für einzelne Dienste durchaus ableiten. Sie es die Zimmerauslastung eines Hotels im Hotelprogramm, die Anzahl der Reservierungen in einem Restaurant oder die Auftragsplanung in einem Handwerks- und Produktionsbetrieb. Wird an einem Tag eine bestimmte Aufgabe weniger benötigt, sodass es auch eine anstatt zwei Personen bewältigen können ist das der optimale Zeitpunkt für Überstundenabbau eines Mitarbeiters.

3. Der Fairness-Motor: Gerechte Verteilung für bessere Stimmung

Die KI bewertet objektiv auf Basis von Kontentsalden und Historie große Mengen an Datenpunkten:

• Wer hatte wie viele Wochenenden?
• Wer hatte viele schwere oder unbeliebte Schichten?
• Wer hat Präferenzen angegeben?
• Wie verteilen sich Überstunden?

Daraus entsteht eine faire, datenbasierte Planung. Nicht nach Sympathie oder Zufall, sondern nach objektiven Kriterien. Dies kann in einer solchen Ausprägung ein Mensch nicht oder nur sehr begrenzt gewährleisten.

Für wen lohnt sich Smart Scheduling wirklich?

Viele Betriebe mit 20–50 Mitarbeitenden denken, KI lohne sich erst ab 200–500 Personen. Das ist ein Irrtum, denn bei kleinen Teams trägt oft eine einzige Person die gesamte Planungsverantwortung. Der Einsatz von künstlicher Intelligenz und Smart Scheduling lohnt sich insbesondere, wenn

• viel Schichtarbeit oder wechselnde Arbeitszeiten anfallen
• komplexe Regeln gelten
• spontane Ausfälle häufig sind
• Fairness ein sensibles Thema ist
• Planung mehrere Stunden pro Woche kostet

In einem 30-Mann-Betrieb sind 5–10 eingesparte Stunden pro Woche völlig normal. Das entspricht im Jahr einem ganzen Monat Arbeitszeit, die deutlich wertstiftender eingesetzt werden könnten oder zu reduziertem Personalbedarf führen. Am Ende kommt es hier einfach darauf an: Habe ich Mitarbeiter, die ich anderweitig besser gebrauchen kann oder finde ich eigentlich sowieso kaum geeignete Mitarbeiter? So oder so kann künstliche Intelligenz helfen, an dieser Stelle zu entlasten.

KI ersetzt keine Menschen – sie befreit sie von Routinearbeit

Oft wird künstliche Intelligenz als Bedrohung für bestehende Arbeitsplätze gesehen, was zu einer Abwehrhaltung führen kann. Doch Smart Scheduling ersetzt keine Teamleitung, keine Disposition und keine Erfahrung. Es entlastet von repetitiven, prüfintensiven Arbeitsschritten:

• Regeln prüfen und damit Fehler und Nacharbeit vermeiden
• Konflikte erkennen und direkt vermeiden
• Kosten optimieren und Zeit einsparen
• Schichten ausbalancieren und so mehr Raum für Auszeit ermöglichen

Dadurch bleibt mehr Zeit für wertstiftende Tätigkeiten, wie Geschäftsmodelle weiterentwickeln, Kundenaufträge abarbeiten, etc. Genau dafür wurde KI entwickelt.

Fazit: Ja, KI bringt selbst kleinen Betrieben sofort messbare Vorteile

Die seit vielen Jahren und Jahrzehnten bestehende manuelle Planung, sei es per komplizierten Excel-Tabellen oder mit einem Planungsprogramm funktioniert natürlich, doch sie sorgt für Reibung und bringt Probleme und Fehler, die zeitintensiv aufgearbeitet und korrigiert werden müssen. Künstliche Intelligenz wird den Job des Planers und Disponenten nicht ersetzen, aber sicherlich deutlich verändern. Und das auch bei kleinen und mittleren Unternehmen, die in der Regel sowieso über kein großes Planungsteam verfügen. Smart Scheduling kann hier Stress und Aufwand reduzieren, Konflikte vermeiden, Kosten senken und eine fairere und optimalere Planung ermöglichen.

Quellen: Fraunhofer IESE, Microsoft, Handwerkskammer Dortmund