Arbeitszeitnachweise: Aufbewahrungsfrist & Tabelle 2026
Arbeitszeitnachweise müssen in den gesetzlich ausdrücklich geregelten Fällen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Das ergibt sich unter anderem aus § 16 Abs. 2 ArbZG für die dort genannten Nachweise und aus § 17 MiLoG für bestimmte Beschäftigte und Branchen. Welche Frist im Einzelfall gilt, hängt vom Zweck der Aufzeichnung ab.
Die pauschale Aussage „alle Zeiterfassungsdaten immer genau zwei Jahre“ greift deshalb zu kurz. Werden dieselben Daten beispielsweise Bestandteil abrechnungs- oder steuerrelevanter Unterlagen, können weitere Vorschriften und längere Fristen zu prüfen sein.
Aufbewahrungsfristen für Arbeitszeitnachweise im Überblick
| Grundlage | Welche Aufzeichnungen? | Mindestfrist |
|---|---|---|
| § 16 Abs. 2 ArbZG | Nachweise über Arbeitszeit, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 ArbZG hinausgeht, sowie das dort genannte Verzeichnis | mindestens 2 Jahre |
| § 17 Abs. 1 MiLoG | Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit bei den erfassten geringfügig Beschäftigten und in bestimmten Wirtschaftsbereichen | mindestens 2 Jahre ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt |
| Abrechnungs- oder steuerrelevante Unterlagen | abhängig davon, wie Arbeitszeitdaten in Lohnabrechnung und Buchführung verwendet werden | gesondert prüfen |
| Branchenspezifische Vorschriften | beispielsweise besondere Regelungen im Transport- oder Gesundheitsbereich | je nach Vorschrift |
Achtung
§ 16 ArbZG und § 17 MiLoG regeln unterschiedliche Aufzeichnungspflichten. Prüfen Sie deshalb zuerst, zu welchem gesetzlichen oder betrieblichen Zweck ein Arbeitszeitnachweis geführt wird.
Was regelt § 16 Abs. 2 ArbZG?
Das Arbeitszeitgesetz verpflichtet Arbeitgeber in § 16 Abs. 2, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen. Diese Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
Daneben hat das Bundesarbeitsgericht 2022 entschieden, dass Arbeitgeber ein System einführen und verwenden müssen, mit dem Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfasst werden. Der Beschluss folgt aus dem Arbeitsschutzgesetz und schreibt nicht für jeden Betrieb zwingend eine elektronische Lösung vor. Die gesetzliche Aufbewahrungsregel des § 16 ArbZG und die allgemeine Pflicht zu einem Arbeitszeiterfassungssystem sollten daher nicht unbesehen gleichgesetzt werden.
Für wen gilt die Dokumentation nach dem Mindestlohngesetz?
§ 17 MiLoG verlangt für die dort erfassten Beschäftigungsverhältnisse die Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Dazu gehören insbesondere bestimmte geringfügig Beschäftigte sowie Beschäftigte in den in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Wirtschaftsbereichen.
Die Aufzeichnung muss grundsätzlich spätestens bis zum Ablauf des siebten auf die Arbeitsleistung folgenden Kalendertages erfolgen. Die Unterlagen sind mindestens zwei Jahre ab dem maßgeblichen Aufzeichnungszeitpunkt aufzubewahren.
Beginnt die Frist erst am Jahresende?
Für Arbeitszeitnachweise sollte die Frist nicht pauschal nach einer steuerlichen Jahresendlogik berechnet werden. § 17 MiLoG knüpft ausdrücklich an den für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt an. Auch § 16 ArbZG nennt eine Mindestdauer von zwei Jahren, ohne die frühere Behauptung dieses Artikels zu enthalten, die Frist beginne stets erst am Ende des Kalenderjahres.
In der Praxis sollte das Löschkonzept deshalb die jeweilige Rechtsgrundlage und den konkreten Entstehungszeitpunkt berücksichtigen.
Papier oder digitale Aufbewahrung?
Arbeitszeitnachweise können grundsätzlich digital organisiert werden, sofern sie während der erforderlichen Dauer verfügbar und lesbar bleiben. Für einen verlässlichen Prozess sind wichtig:
- eindeutige Zuordnung zu Beschäftigten und Zeitraum,
- geregelte Zugriffsrechte,
- nachvollziehbare Korrekturen,
- Schutz vor unbeabsichtigter Veränderung oder Löschung,
- regelmäßige Datensicherung,
- ein dokumentiertes Löschkonzept nach Ablauf der benötigten Fristen.
Eine PDF-Ablage kann für einzelne Nachweise genügen, bietet aber weniger Auswertungs- und Kontrollmöglichkeiten als ein strukturiertes Zeiterfassungssystem.
Wann können längere Fristen sinnvoll oder erforderlich sein?
Arbeitszeitdaten werden häufig nicht nur für den Arbeitsschutz verwendet. Sie können außerdem Grundlage sein für:
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen,
- Überstunden- und Arbeitszeitkonten,
- Sonn-, Feiertags- oder Nachtzuschläge,
- Projekt- und Leistungsnachweise,
- Prüfungen durch Behörden oder Sozialversicherungsträger,
- arbeitsrechtliche Ansprüche.
Ob daraus eine längere gesetzliche Aufbewahrung folgt, sollte für den konkreten Dokumenttyp mit Lohnbüro, Steuerberatung oder Rechtsberatung geklärt werden. Eine längere Speicherung „auf Vorrat“ ist aus Datenschutzsicht nicht automatisch die bessere Lösung.
Arbeitszeitnachweise zentral verwalten
Arbeitszeiten, Pausen und Korrekturen strukturiert erfassen und für Prüfungen oder den vereinbarten Abrechnungsprozess nachvollziehbar auswerten.
In den ausdrücklich geregelten Fällen nach § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 MiLoG beträgt die Mindestfrist zwei Jahre. Je nach Verwendung, Branche und Dokumenttyp können zusätzliche Vorschriften zu beachten sein.
Fazit
Zwei Jahre sind die zentrale Mindestfrist für mehrere gesetzlich geregelte Arbeitszeitnachweise. Entscheidend ist aber die richtige Zuordnung: ArbZG, MiLoG, Lohnabrechnung und branchenspezifische Vorschriften können unterschiedliche Zwecke abdecken. Ein sauberes Aufbewahrungs- und Löschkonzept dokumentiert deshalb Rechtsgrundlage, Fristbeginn, Zugriffsrechte und Löschzeitpunkt.
Quellen:
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