Stundenzettel-Vorlage kostenlos als PDF herunterladen

Mit unserer kostenlosen Stundenzettel-Vorlage als PDF dokumentieren Beschäftigte Datum, Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausen und die tägliche Arbeitszeit. Die Vorlage eignet sich als einfache Übergangslösung für kleine Teams oder als Ausweichformular, wenn die digitale Erfassung vorübergehend nicht verfügbar ist.

Welche Angaben gehören auf einen Stundenzettel?

Ein nachvollziehbarer Arbeitszeitnachweis sollte mindestens enthalten:

• Name oder eindeutige Personalzuordnung,
• Abrechnungsmonat und Kalenderdatum,
• Beginn der täglichen Arbeitszeit,
• Ende der täglichen Arbeitszeit,
• Dauer der Pausen,
• tatsächlich geleistete Arbeitszeit,
• gegebenenfalls Korrektur und Freigabe.

Je nach Branche, Beschäftigungsform oder betrieblichem Prozess können weitere Angaben erforderlich sein. Beispiele sind Einsatzort, Projekt, Tätigkeit oder Personalnummer.

Beispiel für einen ausgefüllten Arbeitstag

Die Arbeitszeit ergibt sich aus der Anwesenheitsdauer abzüglich der dokumentierten Pause. Bei Schichten über Mitternacht müssen Datum und Zuordnung eindeutig bleiben.

Ist ein Stundenzettel auf Papier erlaubt?

Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 festgestellt, dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung von Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einführen und verwenden müssen. Der Beschluss schreibt aber nicht für jeden Betrieb zwingend eine elektronische Form vor.

Ob eine Papierlösung im konkreten Betrieb geeignet ist, hängt unter anderem davon ab, ob sie eine objektive, verlässliche und zugängliche Erfassung ermöglicht und weitere branchenspezifische Vorgaben erfüllt. Ein PDF-Stundenzettel kann deshalb eine einfache Lösung oder ein Notfallprozess sein, ersetzt aber nicht automatisch ein sauber organisiertes Zeiterfassungssystem.

Wann stößt eine PDF-Vorlage an Grenzen?

Bei mehreren Beschäftigten entstehen schnell wiederkehrende Aufgaben:

• Dateien oder Ausdrucke einsammeln,
• fehlende Einträge nachfordern,
• Pausen und Summen prüfen,
• Korrekturen dokumentieren,
• Überstunden übertragen,
• Unterlagen für die Lohnabrechnung vorbereiten,
• Nachweise sicher aufbewahren.

Eine Vorlage ist deshalb besonders als kurzfristige oder sehr kleine Lösung geeignet. Sobald regelmäßig nachgerechnet, freigegeben und exportiert werden muss, reduziert eine zentrale digitale Zeiterfassung den Verwaltungsaufwand.

Stundenzettel für Minijobber

Für bestimmte geringfügig Beschäftigte verlangt § 17 MiLoG, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen. Die Aufzeichnungen sind in den erfassten Fällen mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Die Vorlage enthält die grundlegenden Zeitangaben. Ob weitere Dokumente benötigt werden, sollte für das konkrete Beschäftigungsverhältnis geprüft werden.

Fazit

Eine kostenlose Stundenzettel-Vorlage ist ein schneller Einstieg und ein sinnvoller Notfallprozess. Für mehrere Beschäftigte, Arbeitszeitkonten oder regelmäßige Lohnexporte ist eine digitale Lösung meist weniger fehleranfällig und leichter nachvollziehbar.

Quellen:

• BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21
• § 17 MiLoG – Arbeitszeitdokumentation
• § 16 ArbZG – Arbeitszeitnachweise