Zeiterfassung und Lohnabrechnung: CSV-, Excel- und DATEV-Workflow

Eine zuverlässige Zeiterfassung ist die Datenbasis der Lohnabrechnung: Sie liefert Arbeitsstunden, Pausen, Überstunden und relevante Zeiträume für Zuschläge. Ein CSV- oder Excel-Export allein ist jedoch noch kein fertiger Abrechnungsprozess. Entscheidend ist, welche Daten das Lohnbüro benötigt, wer sie prüft und wann ein Monat abgeschlossen wird.

Welche Daten braucht die Lohnabrechnung?

Welche Angaben übergeben werden, hängt vom Arbeitsmodell und Zielsystem ab. Häufig relevant sind:

• Personalnummer oder eindeutige Mitarbeiterzuordnung,
• Abrechnungszeitraum,
• Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit,
• Pausen,
• Überstunden oder Arbeitszeitkonto,
• Nacht-, Sonn- und Feiertagszeiträume,
• Abwesenheiten,
• Kostenstelle, Standort oder Projekt.

Nicht jede Abrechnung benötigt sämtliche Einzelbuchungen. Oft werden geprüfte Summen pro Person und Lohnart übergeben. Das gewünschte Format sollte mit Lohnbüro oder Steuerberatung vereinbart werden, bevor der erste Export erstellt wird.

CSV oder Excel: Welches Format ist besser?

CSV ist ein einfaches, strukturiertes Textformat. Es eignet sich gut für standardisierte Importe, reagiert aber empfindlich auf abweichende Trennzeichen, Datumsformate oder Dezimaldarstellungen.

Excel ist komfortabler für die visuelle Prüfung. Tabellenblätter, Formatierungen und Kommentare erleichtern die Abstimmung. Für einen automatisierten Import ist dagegen häufig eine streng definierte CSV-Datei geeigneter.

Ein verlässlicher Monatsabschluss in sechs Schritten

Ein praxistauglicher Prozess trennt Erfassung, Prüfung und Weitergabe:

1. Beschäftigte vervollständigen ihre Buchungen bis zum vereinbarten Stichtag.
2. Fehlende oder auffällige Zeiten werden geprüft.
3. Zuständige Personen genehmigen notwendige Korrekturen.
4. Der Abrechnungszeitraum wird gegen unbeabsichtigte Änderungen abgesichert.
5. Der Export wird im vereinbarten Schema erzeugt.
6. Lohnbüro oder Steuerberatung bestätigt die Verarbeitung oder meldet Rückfragen.

So lässt sich nachvollziehen, ob ein Problem bei der Erfassung, Freigabe, Zuordnung oder beim Import entstanden ist.

DATEV ist nicht automatisch ein direkter Import

DATEV-Produkte und angebundene Lohnprozesse können unterschiedliche Schnittstellen, Formate und Partnerlösungen verwenden. Eine beliebige Excel- oder CSV-Datei ist deshalb nicht automatisch direkt importierbar.

Vor der Einführung sollten Unternehmen klären:

• Welches konkrete DATEV- oder Lohnsystem wird verwendet?
• Gibt es eine Importschnittstelle oder erfolgt eine manuelle Übernahme?
• Welche Personalnummern und Lohnarten erwartet das Zielsystem?
• Wer übernimmt die Zuordnung?
• Wie werden fehlerhafte Datensätze zurückgemeldet?

MyTimeTracker stellt Auswertungen als Excel- und CSV-Dateien bereit. Die konkrete Übernahme in DATEV oder eine andere Lohnsoftware hängt vom vereinbarten Prozess und Zielsystem ab.

Zuschläge korrekt vorbereiten

Für steuerfreie Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge definiert § 3b EStG Voraussetzungen und Höchstgrenzen. Die tatsächlich geleisteten Zeiträume aus der Zeiterfassung bilden dafür eine wichtige Grundlage. Ob ein Anspruch besteht und wie er abgerechnet wird, ergibt sich jedoch aus Arbeitsvertrag, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung und steuerlicher Bewertung.

Eine sinnvolle Auswertung stellt die relevanten Zeiträume transparent bereit, ohne stillschweigend Annahmen über den individuellen Lohnanspruch zu treffen.

Häufige Fehler beim Übergang zur Lohnabrechnung

Typische Probleme entstehen nicht erst im Zielsystem:

• unterschiedliche Schreibweisen von Personalnummern,
• fehlende Freigaben,
• nachträgliche Änderungen nach dem Export,
• uneinheitliche Zeit- und Datumsformate,
• unklare Zuordnung von Zuschlägen,
• mehrere Dateiversionen ohne eindeutigen Stand.

Ein dokumentierter Stichtag und eine verantwortliche Person pro Prozessschritt verhindern viele Rückfragen.

Fazit

Der beste Übergang zur Lohnabrechnung ist nicht der mit den meisten behaupteten Integrationen, sondern der mit eindeutigen Zuständigkeiten und einem stabilen Datenformat. Wenn Erfassung, Prüfung, Freigabe und Export sauber getrennt sind, sinken Rückfragen und Korrekturen unabhängig davon, welches Lohnsystem am Ende verwendet wird.

Quellen:

• § 3b EStG – Steuerfreiheit von Zuschlägen
• BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21