Agenturzeiterfassung: abrechenbare Stunden, Budgets und Auslastung

Agenturen müssen zwei Fragen gleichzeitig beantworten: Wie viel Zeit hat das Team gearbeitet – und wofür? Eine reine Anwesenheitserfassung beantwortet nur die erste Frage. Für Projektsteuerung und Kundenabrechnung braucht es zusätzlich eine klare Projektzeiterfassung.

Arbeitszeit und Projektzeit trennen

Arbeitszeit beschreibt den gesamten Arbeitstag einschließlich interner Tätigkeiten. Projektzeit ordnet Teile dieses Tages Kunden, Projekten oder Arbeitspaketen zu.

Ein Beispiel:

Die Summe der Projektzeiten sollte zum erfassten Arbeitstag passen. Dadurch bleiben Arbeitszeitkonto und Projektcontrolling konsistent, ohne dass Mitarbeitende dieselben Stunden doppelt pflegen.

Abrechenbar oder nicht abrechenbar?

Nicht jede produktive Stunde darf einem Kunden berechnet werden. Deshalb sollte die Agentur vor der Einführung definieren:

• welche Projekte kundenbezogen sind
• welche Arbeitspakete abrechenbar sind
• wie Akquise, Administration und Weiterbildung behandelt werden
• wer Projektbuchungen korrigieren oder freigeben darf

Projektbudgets laufend kontrollieren

Ein Budget ist nur hilfreich, wenn erfasste Zeiten zeitnah dagegen geprüft werden. Sinnvolle Kennzahlen sind:

• verbrauchte Stunden im Verhältnis zum Stundenbudget
• verbleibender Aufwand bis zum Projektabschluss
• Anteil abrechenbarer und interner Zeit
• Abweichung zwischen Planung und Ist-Zeit
• offene oder fehlende Buchungen

Diese Zahlen sollten nicht erst nach Projektende sichtbar werden. Ein wöchentlicher Review ermöglicht es, Leistungsumfang, Prioritäten oder Kundenerwartungen früh anzupassen.

Auslastung richtig interpretieren

Eine hohe Auslastung ist nicht automatisch gesund. Urlaub, Weiterbildung, Akquise und interne Organisation gehören zu einer realistischen Kapazitätsplanung. Außerdem sagt die reine Auslastung noch nichts über Profitabilität aus.

Für die Steuerung sollten Agenturen daher mehrere Perspektiven kombinieren:

1. verfügbare Kapazität
2. geplante Projektzeit
3. tatsächlich erfasste Projektzeit
4. abrechenbare Zeit
5. Projektbudget und vereinbarter Preis

Reports für Kunden und Controlling

Kundenreports sollten verständlich bleiben. Häufig reichen Zeitraum, Projekt, Arbeitspaket, gebuchte Stunden und optional ein Kommentar. Interne Reports dürfen detaillierter sein und beispielsweise Auslastung oder Budgetverbrauch enthalten.

Rollen und Berechtigungen verhindern, dass jede Person sämtliche Finanz- oder Personaldaten sieht. Projektteams benötigen eine andere Sicht als Buchhaltung oder Geschäftsführung.

Einführung in fünf Schritten

1. Kunden-, Projekt- und Arbeitspaketstruktur vereinfachen.
2. Klare Definition für abrechenbare Zeit festlegen.
3. Buchung direkt nach der Tätigkeit ermöglichen.
4. Wöchentlichen Projekt- und Datenreview einführen.
5. Kundenreport und internen Controlling-Report getrennt gestalten.

Fazit

Eine gute Agenturzeiterfassung ist kein Kontrollinstrument, sondern eine gemeinsame Entscheidungsgrundlage. Sie zeigt, welche Arbeit in Projekte fließt, wo Budgets gefährdet sind und wie realistisch die Kapazitätsplanung ist. Dafür braucht es vor allem klare Regeln und eine Erfassung, die im Arbeitsalltag wenige Sekunden dauert.