Steuerunterlagen müssen für mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden, das wissen die wir eigentlich alle. Aber wie verhält es sich bei Stundenzetteln oder den Daten eines Zeiterfassungssystems? Vorsicht, denn auch hier gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen.
Allgemeine Aufbewahrungsfristen
Gemäß § 17 Abs. 1 des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeitnachweise ihrer Mitarbeiter für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel zwei Jahre. Diese Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Aufzeichnungen gemacht wurden, und endet zwei Jahre später.
Es ist wichtig anzumerken, dass die Aufbewahrungsfrist erst abläuft, wenn das Jahr nach dem Aufzeichnungsjahr vollständig ist. Zum Beispiel müssen Arbeitszeitnachweise für das Jahr 2021 bis zum Ende des Jahres 2023 aufbewahrt werden.
Auch kann sich eine Frist zur Aufbewarhung aus §28p SGB IV (Sozialgesetzbuch IV) herleiten lassen. Da hier alle vier Jahre Prüfungen über die korrekte Abführung von Sozialabgaben möglich sind, sollten insbesondere Überstundennachweise bis zu vier Jahre aufbewahrt werden.
Besondere Fristen
Darüber hinaus gibt es spezifische Regelungen für bestimmte Branchen und Tätigkeiten. Zum Beispiel sind Arbeitgeber in einigen Branchen, wie dem Transportwesen oder der Gastronomie, verpflichtet, Arbeitszeitnachweise für einen längeren Zeitraum aufzubewahren. In solchen Fällen sollten sich Arbeitgeber über die branchenspezifischen Vorschriften informieren oder rechtlichen Rat einholen, um sicherzustellen, dass sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
Faustregel: Besteht bei Ihnen die Überprüfung durch das Mindestlohngesetz? Dann könnten längere Fristen gelten. Eingige Branchen sind hier die Forstwirtschaft, das Schaugewerbe, die Hotellerie oder auch Gaststätten.
Grundsätzlich sollten Arbeitszeitnachweise 2 Jahre aufbewahrt werden, in manchen Fällen macht eine längere Aufbewahrung Sinn oder ist erforderlich.
Art der Aufbewahrung
Die Arbeitszeitnachweise können sowohl in Papierform als auch elektronisch aufbewahrt werden. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Aufbewahrung so erfolgt, dass die Nachweise jederzeit zugänglich und lesbar sind. Arbeitgeber sollten daher geeignete Vorkehrungen treffen, um die Sicherheit und Integrität der Aufzeichnungen zu gewährleisten. Klassischerweise wurde dies mit Akten in Papierform durchgeführt, da diese zeitlich unbeschränkt jederzeit lesbar und abrufbar waren. Durch den enormen Platz- und Papierverbrauch sowie dem Aspekt der Datensicherheit ist davon heute aber abzuraten.
Die Arbeitszeitnachweise sollten an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, der vor unbefugtem Zugriff geschützt ist. Es wird empfohlen, eine geeignete Aufbewahrungsmethode zu wählen, z. B. die Verwendung von verschlossenen Aktenschränken oder passwortgeschützten elektronischen Systemen.
Quellen: Haufe, Bundesministerium der Justiz