Automatischer Pausenabzug – wie funktioniert es?

Jens Schlatmann

15. Apr 2024

Kategorie: Zeiterfassung

In der heutigen Arbeitswelt, die von Effizienz und Genauigkeit geprägt ist, spielen Zeiterfassungssysteme eine entscheidende Rolle bei der Verwaltung von Arbeitszeiten und Pausen. Eine der praktischsten Funktionen, die in vielen Zeiterfassungssystemen Anwendung findet, ist der automatische Pausenabzug. Diese Funktion ermöglicht es Unternehmen, Arbeitszeiten effektiv zu verfolgen und sicherzustellen, dass die gesetzlichen Vorschriften für Pausen eingehalten werden. Doch wie funktioniert der Pausenabzug und was ist dabei zu beachten?

Wie funktioniert der automatische Pausenabzug?

Der automatische Pausenabzug zieht, wie es der Name schon verrät, die vorgeschriebene Pausenzeit von der Gesamtarbeitszeit automatisch ab. Dies geschieht in der Regel auf der Grundlage vordefinierter Regeln und Richtlinien, die vom Arbeitgeber festgelegt wurden und den gesetzlichen Bestimmungen entsprechen. Die genaue Funktionsweise hängt vom eingesetzten System und auch den örtlichen Gesetzen ab. Grundsätzlich lässt es sich aber wie folgt zusammenfassen:

1. Regeln definieren

Zuerst müssen vom Arbeitgeber entsprechende Regeln für die Pausenzeiten festgelegt werden. Es können z.B. bestimmte Uhrzeiten oder Zeiträume für die Mittagspause im Rahmen einer Betriebsvereinbarung definiert werden. Auch kann die Länge der Pause vordefiniert sein, wenn beispielsweise Schichtarbeit zum Einsatz kommt. Diese Regeln können auch innerhalb eines Unternehmens stark variieren. Während Schichtarbeiter starre Zeiten haben, können Mitarbeiter im Rahmen eines Gleitzeitmodells deutlich flexibler mit den Pausen umgehen. Grundsätzlich müssen alle Regeln mit dem Arbeitsvertrag und den gesetzlichen Bestimmungen im Einklang stehen.

2. Zeiterfassung

Um einen automatischen Pausenabzug zu ermöglichen, müssen die Arbeitszeiten selbstverständlich erstmal erfasst werden. Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, dass die Mitarbeiter automatisch zu einer bestimmten Uhrzeit ausgestempelt werden oder die Pausen am Ende des Tages je nach Bedarf und unter Berücksichtung der festgelegten Regeln nachgetragen werden.

3. Pausenabzug

Der Pausenabzug an sich kann varriieren. Das System MyTimeTracker beispielsweise nutzt einen innovativen Ansatz, wodurch so wenig Pause von der Arbeitszeit abgezogen wird, wie möglich, jedoch so viel, wie nötig. Grundsätzlich muss ab einer Arbeitszeit von 6 Stunden eine Pause von 30 Minuten genommen werden. Ab 9 Stunden, sind es 45 Minuten Pause. MyTimeTracker verrechnet bereits gebuchte Pausen mit der abzuziehenden Zeit und zieht gerade so viel ab, dass die gesetzlichen Regelungen erfüllt sind. Dies ermöglicht Fairness gegenüber den Mitarbeitern und gibt den Arbeitgeber Sicherheit ggü. dem Gesetzgeber. Wichtig ist, dass eine Pause mindestens eine Länge von 15 Minuten am Stück haben muss.

Vorteile

  • Erhöhte Effizienz durch weniger manuelle Eingriffe
  • Genauigkeit durch automatisierte Berechnung nach festen Regeln
  • Mehr Transparenz für Mitarbeiter und Arbeitgeber
  • Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und Reduzierung von Risiken

Fazit

Grundsätzlich ersetzt der automatische Pausenabzug nicht die eigentliche Pflicht, während der Arbeitszeit eine Pause zu machen und sich an die geltenden gesetzlichen Regelungen zur Pausenzeit zu halten. Vielmehr vereinfacht er die Verwaltung im Unternehmen und entlastet die Mitarbeiter, immer und überall an das Stempeln oder die Aufzeichnung der Arbeitszeit zu denken. Der automatische Pausenabzug ist unserer Meinung nach ein Muss in jeden modernen digitalen Zeiterfassungssystem.

Quellen: Land NRW, Haufe

MyTimeTracker – Zeiterfassung

MyTimeTracker Laptop Dashboard and App