In Zeiten der Digitalisierung stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Prozesse und Geschäftsmodelle auf den neuesten Stand der Technik zu bringen. Auch für bisher noch eher analoge Branchen, wie das Handwerk, bietet die Digitalisierung große Chancen und Herausforderungen. Insbesondere die erfolgreiche Einbindung der Mitarbeiter stellt hier eine Schwierigkeit dar, denn viele seit möglicherweise vielen Jahren gewachsene Strukturen und Prozesse werden auf die Probe gestellt.
Chancen
Eine Chance der Digitalisierung liegt in der Automatisierung von Prozessen. So können beispielsweise Bestellungen oder Rechnungen digital erfasst und bearbeitet werden, was Zeit und Kosten spart. Auch die Verwendung von Software für die Auftragsplanung und -abwicklung ermöglicht eine effizientere Organisation des Arbeitsalltags. Zudem können durch die Digitalisierung neue Geschäftsfelder erschlossen werden, beispielsweise durch den Verkauf von Produkten über Online-Shops oder die Bereitstellung von digitalen Services wie der virtuellen Beratung oder dem 3D-Druck.
Aber auch Verwaltungsaufgaben können mit dem Einsatz der richtigen Software deutlich vereinfacht und verbessert werden. So können beispielsweise Personalakten digitalisiert, Arbeitszeiten und Urlaube über das Handy erfasst und Schichten oder Dienste geplant werden. Die Digitalisierung solcher alltäglichen Aufgaben kann dabei mit einem deutlich erhöten Nutzerkomfort und einer signifikanten Zeiterspranis einher gehen. Am Ende des Tages, kann dann sogar noch etwas Geld gespart werden.
Die Digitalisierung bietet viele Chancen durch einfachere und schnellere Arbeitsabläfue, besonders bei Verwaltungstätigkeiten.
Herausforderungen
Allerdings gibt es auch Herausforderungen, die bei der Digitalisierung von analogen Unternehmen zu berücksichtigen sind. Ein wichtiger Faktor ist der Datenverarbeitung und dem Datenschutz. Bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen fallen große Datenmengen an, die sicher und rechtskonform verarbeitet werden müssen. Auch der Schutz der Kunden- oder Personaldaten muss gewährleistet werden, um Vertrauen zu schaffen.
Eine weitere wichtige Voraussetzung ist die technische Infrastruktur. Es ist wichtig, dass Unternehmen über eine stabile und schnelle Internetverbindung sowie über die entsprechende Hard- und Software verfügen, um die digitalen Prozesse effektiv nutzen zu können. Dabei müssen die individuellen Anfordungen jedes Mal aufs neue geklärt werden, denn kein Unternehmen ist wie das andere.
Einbindung der Mitarbeiter
Eine der größten Herausforderungen besteht jedoch in der Anpassung der Mitarbeiter an die neuen digitalen Arbeitsprozesse. Dazu müssen Mitarbeiter in der Regel geschult und für die neuen Tools und Anwendungen sensibilisiert werden. Hierbei spielt auch die Akzeptanz der Mitarbeiter für die neuen Arbeitsweisen eine wichtige Rolle. Eventuelle Schwierigkeiten und Komplikationen bei Bedienung und Akzeptanz lassen sich aber in der Regel bereits im Vorfeld durch die Auswahl der richtigen Software minimieren. Es gibt viele Softwarelösungen, dabei einige speziell für eine Branche, andere sind branchenübergreifend gut einsetzbar. Manche müssen auf einem Server vor Ort installiert werden, andere laufen über die Cloud und haben auch eine Mitarbeiter-App.
Es gibt eine Vielzahl an Angeboten und Anbietern und daher liegt die Kunst darin, die eigenen Bedürfnisse und Anforderungen genau zu kennen um damit dann die am besten passende Lösung zu finden. Denn ist ein System erstmal eingeführt, lässt es sich nur schwer und mit hohen Kosten wieder ändern. Daher sollten von Beginn an auch die Mitarbeiter einbezogen und deren Bedürfnisse berücksichtigt werden.
Wir bei MyTimeTracker hatten von Anfang an die Mitarbeiter im Fokus, denn diese müssen am Ende des Tages das Zeiterfassungssystem nutzen. Und in der heutigen Zeit kann es sich ein Unternehmen kaum noch erlauben, seine Mitarbeiter durch schlechte Software zu vergraulen.
Kriterien für eine Softwarelösung
- Ist auf das Problem zugeschnitten, ohne dabei zu viele ungenutze Funktionen zu haben
- Moderne und einfach zu verstehende Nutzeroberfläche kann Schulungskosten verringern
- Wartungsarm, im besten Fall Cloud-Lösung um Kosten zu senken
- Erfüllt alle relevanten gesetzlichen Anforderungen
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Digitalisierung auch für analoge Unternehmen, wie das Handwerk, große Chancen bietet. Allerdings erfordert die Digitalisierung auch eine Anpassung der Arbeitsprozesse und eine Investition in die technische Infrastruktur und die Fähgikeiten der Mitarbeiter. Hier kann durch eine kluge und überlegte Auswahl einer mitarbeiterfreundlichen Software jedoch viel Geld und Aufwand gespart werden. Unternehmen, die diese Herausforderungen erfolgreich meistern, können von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren und dadurch im Wettbewerb bestehen bleiben.
Quellen: Zukunftsinstitut, Computerwoche
