In Deutschland wird die elektronische Zeiterfassung bald Pflicht, die Zeiterfassung selbst ist es bereits. Da stellt sich vielen Unternehmen die Frage: Brauche ich ein Terminal mit Chip oder Fingerabrduck? Was kostet das? Macht das überhaupt Sinn?
Stempeluhr-Terminals mit RFID-Chip
Alle kennen sie, viele haben sie wahrscheinlich schon benutzt. Besonders in großen Unternehmen oder Behörden sind Zeiterfassungsterminals mit Chip oder Karte ein lange gepflegter Standard. Am Eingang, oft kombiniert mit der Zugangskontrolle, öffnet man die Tür und stempelt damit im gleichen Atemzug ein. Diese Geräte haben viele Vorteile und sind in erster Linie auch einfach praktisch. Wenn mit der Schließanlage verknüpft, kann man die Zeiterfassung quasi gar nicht vergessen, denn sonst kommt man gar nicht an den Arbeitsplatz. Oft sieht man auf den kleinen Bildschirmen auch direkt das Arbeitszeitkonto und ist somit immer informiert. Es stellt sich nun aber die Frage, ob auch kleinere Unternehmen bei der Einführung einer Arbeitszeiterfassung auf ein solches Terminal setzen sollten. Gibt es überhaupt Alternativen?
Für kleine Unternehmen gibt es oft günstigere Lösungen, wie Tablet-Apps für fest verbaute Tablets. Kann das gleiche, nur günstiger.
Vorteile einer Stempeluhr mit Chipkarte
Schnell und bequem
Chipkarten oder Anhänger-Chips werden in der Regel nicht vergessen und ermöglichen die wahrscheinlich einfachste Form der Zeiterfassung: man muss oft nur den Chip an das Gerät halten, bis es piept – das schafft jeder. In der Regel hängen die Stempeluhren an strategisch sinnvollen Punkten, z.B. dem Eingang oder im Pausenraum und ermöglichen so eine bequeme Erfassung quasi im Vorbeigehen. Das spart Zeit und Aufwand.
Genau und zuverlässig
Durch das stempeln am Eingang beim Arbeitsbeginn oder dem Schichtende wird die tatsächliche Arbeitszeit auf die Minute genau erfasst und mögliche Fehler bei der Erfassung werden auf ein Minimum reduziert. Auch ist keine manuelle Eingabe notwendig, womit sich Mitarbeiter nicht vertippen können, was etwaige Zahlendreher oder die Auswahl eines falschen Tages verhindert.
Sicherheit
Mögliche Eingabefehler können ausgebessert, vergessene Zeiten nachgetragen werden. Der womöglich wichtigste Aspekt bei elektronischen Stempeluhren liegt inder Sicherheit. Der RFID-Chip ist die klare Kennung der Mitarbeiter. Nur wer den Chip tatsächlich in der Hand hält, kann eine Buchung vornehmen. Somit wird eine unbefugte Buchung oder im Zweifel auch Arbeitszeitbetrug effektiv verhindert. Es ist gewährleistet, dass ein eingestempelter Mitarbeiter auch vor Ort ist, denn eine angeschlossene Stempeluhr wird er wohl kaum zuhause haben.
Nachteile eines elektronischen Terminals
Datenschutz
Die verwendung solcher Terminals und auch RFID-Chips muss mit dem Datenschutz im Einklang gebracht werden. Sind die Chips ausreichend verschlüsselt? Werden auf den Chipkarten Daten gespeichert, oder handelt es sich nur um eine Identifikationsnummer? Wie ist es um die Manipulationssicherheit der Terminals bestellt? All das sind Fragen, die geklärt werden müssen und im Zweifel zu erhöhten Kosten führen können.
Abhängigkeit von Hardware
So einfach die Zeiterfassung per elektronischer Stempeluhr sind mag, so sehr macht man sich auch von diesen Geräten abhängig. Fällt das Terminal aus, war’s das in der Regel. Auch führt ein Verlust der Chips zum totalen Ausfall der Erfassung, zumindest bei einem Mitarbeiter. Unternehmen machen sich hier klar Abhängig von den Herstellern der Geräte und RFID-Chips. Aber auch die angeschlossene Software zur Verwaltung der Hardware, Arbeitszeitkonten und Mitarbeiterzugängen muss stets aktuell gehalten werden und natürlich kompatibel sein.
Kosten
Der größte Punkt und wahrscheinlich das Ausschlusskriterium für die meisten Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern sind die Kosten. Eine einfache Stempeluhr kann gut und gerne 600 Euro kosten. Dabei sind Chips, Anschluss oder Schnittstelle zur Zeiterfassungssoftware noch nicht inklusive. Soll das Gerät per WLAN angeschlossen werden, wird ein Extra Modul benötigt. Soll es per Kabel ans Netzwerk gekoppelt werden, kommen im Zweifel hohe Anschlusskosten dazu. Damit ein einziges Terminal funktionsfähig ist, darf gerne mit 500 bis 3.000 Euro gerechnet werden. Folgekosten nicht einberechnet.
MyTimeTracker Tablet-Terminal
Ihr Unternhemen möchte die Vorteile einer elektronischen Stempeluhr vor Ort, aber keine 3.000 Euro dafür ausgeben? Mit MyTimeTracker können handelsübliche Tablets zum Terminal aufgerüstet werden: Einfach mit persönlicher PIN identifizieren und stempeln!
Für wen ist die Stempeluhr mit Chip geeignet?
Große Unternehmen
Unternemen, die viele Mitarbeiter haben, sind in der Regel auch etwas größer, haben mehrere Eingänge und müssen viele Mitarbeiter in kurzer Zeit abfertigen können. Hier bieten sich solche Chip-basierten Stempeluhren an. Am Terminal kann im Vorbeigehen gebucht werden, was oft nur wenige Sekunden dauert. Auch macht bei größeren Firmen eine Verknüpfung mit der Schließanlage oder einer Zutrittskontrolle sinn. Das reduziert die Zahl der Systeme und es muss nur ein Chip für alles ausgegeben werden.
Strenge Sicherheitsanforderungen
In verschiedenen Branchen, wie bspw, dem Finanzwesen, Krankenhäusern oder der kritischen Infrastruktur müssen sehr hohe Sicherheitsanforderungen eingehalten werden. Hier muss stets gewährleistet sein, dass angegebene Daten stimmen und Mitarbeiter nur im Gebäude einstempeln können. Im Zweifel gelten strengere Höchst-Arbeitszeiten, die nicht überschritten werden dürfen. Auch darf ein einfaches Eintragen durch den Mitarbeiter hier oft nicht erfolgen, was ein Terminal, egal in welcher Form, voraussetzt.
Fazit
Insgesamt bietet ein Zeiterfassungsterminal mit RFID-Chip eine Vielzahl von Vorteilen in Bezug auf Schnelligkeit, Genauigkeit und Sicherheit. Dennoch sollten die potenziellen Nachteile berücksichtigt werden, insbesondere in Bezug auf Kosten und Datenschutz. Unternehmen mit vielen Mitarbeitern, strengen Sicherheitsanforderungen und einem Bedarf an hoher Genauigkeit sind am besten für diese Lösung geeignet. Kleinere Unternehmen mit einfacheren Anforderungen können durch alternative Lösungen, wie einem Tablet-Terminal mit deutlich geringeren Kosten ähnliche Vorteile genießen.