Die letzten Weihnachtsfeieren gehen zu Ende, die Plätzchen sind fast weg und die Weihnachtsgans gegesssen. In wenigen Tagen ist Silvester und ein neues Jahr beginnt. Doch was passiert am 31. Dezember um 24:00 Uhr eigentlich mit den noch nicht genommenen Urlaubstagen des Jahres? Kann man diese einfach so ohne Einschränkung ins nächste Jahr übertragen?
Urlaubstage verfallen
Grundsätzlich müssen Urlaubstage nach dem Bundesurlaubsgesetz im laufenden Kalenderjahr genommen werden, sonst verfallen diese ersatzlos (§ 7 Abs. 3 BUrlG). Nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG 19.02.2019, Az. 9 AZR 541/15) verfällt der Urlaub jedoch nicht mehr automatisch und still und heimlich, sondern der Arbeitgeber muss über den Verfall informieren. Grundsätzlich kommt ein Urlaubsübertrag nur in besonderen Fällen in Betracht und auch hier gelten bestimmte Regeln.
Laut Gesetz müssen Urlaubstage im laufenden Kalenderjahr genommen werden, sonst verfallen diese ersatzlos.
Urlaubsübertrag ins Folgejahr?!
Ein Übertrag der Urlaubstage in das nächste Jahr ist unter bestimmten Voraussetzungen möglich. In der Regel verfällt der mitgenommene Urlaubsanspruch dann zum Ende des ersten Quartals, also am 31.03. des Folgejahres. Die Übertragung muss dabei aber aus zwingenden betrieblichen oder auch privaten Gründen erfolgen. Darunter können beispielsweise Personalengpässe oder auch die Pflege eines Angehörigen fallen. Liegt ein solcher Grund vor, wird der Urlaub automtaisch und ohne Antrag in das neue Jahr übertragen. In besonders schweren Fällen, kann es hier aber zu Ausnahmen kommen. Eine lang anhaltende Krankheit stellt zwar prinzipiell einen Grund für einen Urlaubsübertrag dar, dieser entfällt aber bei einer Dauer von über 15 Monaten nach Ablauf des Urlaubsjahres (BAG 18.09.2012, 9 AZR 623/10).
Was heißt das in der Praxis?
Wie so oft im Leben, sind Gesetz und tatsächliche Praxis nicht immer gleichzusetzen. Schlussendlich kommt es hier auf eine kooperative Kommunikation und Zusammenarbeit von Arbeitnehmern und Arbeitgebern an. Wer vielleicht eine längere Reise geplant hat, kann hier oft auch ohne Rechtsanspruch einen Urlaubsübertrag gewährt bekommen. In den meisten Unternehmen wird darüberhinaus grundsätzlich der 31. März des Folgejahres als allgemeiens Verfallsdatum gehandhabt. Es ist nur wichtig zu wissen, dass es dazu keinen Rechtsanspruch gibt und es sinnvoll sein kann, hier beim Chef einmal nachzufragen.
In vielen Unternehmen wird jedoch der 31. März des Folgejahres allgemein als Verfallsdatum akzeptiert.
Was sollten Arbeitgeber beachten?
Wichtig für einen geordneten Ablauf und einen rechtmäßigen Urlaubsübertrag ist eine lückenlose Aufzeichnung von bereits genommenen und geplanten Urlaubstagen der jeweiligen Mitarbeiter. Grundsätzlich bieten sich hier digitale Systeme an, die eine transparente Führung von Urlaubskonten ermöglichen. Denn wichtig ist zu wissen, dass auch Arbeitgeber hier bestimmte Mitwirkungspflichten haben und Urlaubstage nicht einfach still und heimlich verfallen können. Arbeitgeber müssen die betroffenen Mitarbeiter im Zweifel schriftlich über einen bevorstehenden Verfall hinweisen.
Bei der Berechnung gilt es zu beachten, dass im Folgejahr grundsätzlich zuerst die aus dem Vorjahr übertragenen Urlaubstage genommen werden, bevor das Kontingent des Folgejahres angebrochen wird. Durch die transparente Führung von Urlaubskonten und Überträgen kann MyTimeTracker hier ein geeigneter Partner für Sie und Ihr Unternehmen sein.
Quellen: Bundesurlaubsgesetz, Bundesarbeitsgericht, PwC Legal
