Zeiterfassung mit Excel. In vielen Unternehmen, ja sogar DAX-Konzernen ist das die Realität. Und ja, besser als Zettel und Stift ist diese Lösung allemal, denn Papier kann bekanntlich verloren gehen, man kann nur schwer etwas ausbessern und eine Excelliste lässt sich bekanntlich auch leichter per Email an den Chef schicken. Doch wie gut ist Excel dafür wirklich geeignet und wann macht es vielleicht Sinn, sich nach alternativen umzusehen?
Excel kann alles?
Excel, oder auch ähnliche Programme, haben seinerzeit eine wahre Revolution ausgelöst. Vorbei waren die Zeiten in denen fast alles händisch ausgerechnet werden musste. Mit Excel lassen sich Ferienbudgets berechnen, der Hausbau planen oder auch eine aufwändige Unternehmensbewertung durchführen. Kurzum, Excel ist die Allzweckwaffe des modernen Unternehmens.. So zumindest die Theorie. Denn es ist absolut richtig, dass sich mit Excel eine Vielzahl an Aufgaben bewältigen lässt und sich mit dem Programm durchaus auch Milliardenumsätze managen lassen, doch das ist oft nicht ganz so leicht, wie oft suggeriert. Denn zwischen einer einfachen Budgetplanung für den nächsten Urlaub oder das nächste Bauprojekt bishin zu einer aufwändigen Unternehmensbewertung eines DAX-Konzern liegen doch Welten. Damit sich all diese Anwendungsbereiche abdecken lassen, ist Excel ein wahrer Alleskönner mit fast unlimitierten Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten. Das birgt jedoch auch das Problem der Komplexität, was es für ungeübte Anwender schnell zur Herkulesaufgabe verkommen lässt. Denn nur weil Excel eine Aufgabe lösen kann, heißt das nicht, dass es die beste Lösung darstellt.
Arbeitszeiten mit Excel zu erfassen, ist nur für kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeiter praktikabel.
Für die Zeiterfassung
In vielen Unternehmen wird Excel für die Zeiterfassung genutzt, und das ist auch erstmal keine schlechte Idee. Excel bringt die wichtigsten Funktionen für die Zeiterfassung von Haus aus mit: Das Zusammenzählen von Stunden und Überstunden. Auch das Format der „Zeitdauer“ kennt das Programm und damit ist mit wenigen Klicks eine einfache elektronische Stundenliste gebastelt.
Vorteile
Eine Stundenliste per Excel ist schnell und einfach erstellt, ohne das dabei nennenswerte Vorkenntnisse bei der Bedienung von Excel benötigt werden. Das gilt im Übrigen auch für die Mitarbeiter. Denn die Bedienung einer Excel-Tabelle ist grundsätzlich erstmal selbsterklärend. Zumal die Aufzeichnung damit auch schon elektronisch erledigt ist und keine Zettel verloren gehen können bzw. irgendwo aufbewahrt werden müssen. Mit wenigen Klicks können die Arbeitszeit dann entweder direkt als Excel an den Chef geschickt werden oder man exportiert es als PDF – et voila, der Stundenzettel.
Auch etwaige Anpassungen, wie eine extra Spalte für Überstunden oder ein Kommentar sind ohne Probleme schnell eingerichtet. Auch der effektive Urlaubsanspruch kann schnell durch das Hinzufügen einer neuen Formel berechnet werden. Damit bietet Excel quasi maximale Flexibilität zu den geringstmöglichen Kosten. Durch praktische Vorlagen aus dem Internet lassen sich so sogar komplexere Anwendungen realisieren.
Nachteile
Aber es ist nicht alles Gold, was glänzt. So einfach und schnell, wie die Einrichtung erfolgt ist, so schnell kann es auch zu Fehlern kommen. Ist die Formatierung nicht auf „Dauer“ sondern auf „Zeit“ eingestellt, stimmen die Zahlen überhaupt nicht mehr. Auch eine Formel ist schnell rausgelöscht, was zu unbeabsichtigten Fehlern führern kann. Das ist bei einer Hand voll Mitarbeitern kein Problem, da kann man ja schnell mal drüber schauen, ob alles passt. Bei zehn oder mehr Mitarbeitern, wird das ursprünglich einfache Tool jedoch schnell zum Albtraum. Die schnelle Prüfung der Einträge dauert jetzt plötzlich doch ganz schön lange und auch eine falsche Formatierung erzwingt das manuelle Nachrechnen einen ganzen Monats. Hier kann man sich zwar mit gesperrten Zellen oder schlauen Makros behelfen, aber das ist dann für den Laien gar nicht mehr so einfach umzusetzen. Allein schon 15 Tabellen jeden Monat einzufordern, zu prüfen, sorgfältig und manipulationssicher zu speichern und dann die Arbeitszeit dem Steuerberater zur Gehaltszahlung mitzuteilen kann schnell aufwändig werden. Kurzum, man versinkt im Chaos und verliert den Überblick – bei Überstunden oder Urlaubsansprüchen ein absolutes No-Go. Auch beliebte Vorlagen aus dem Internet können hier nur bedingt Abhilfe schaffen, wenn eine korrekte Wartung und Instandhaltung nicht vollends gewährleistet werden kann.
Für wen macht das also Sinn?
Eine funktionierende Zeiterfassung lässt sich mit Excel in wenigen Minuten aufbauen, ohne dass dabei nennenswerte Kenntnisse benötigt werden. Das ganze funktionert für ein paar Mitarbeiter auch gut und ist dabei kostengünstig. Nur ist es hier wichtig, dass die Mitarbeiter im Umgang mit Excel geschult sind, damit keine Fehler passieren oder Formeln verändert werden. Jeden Monat die Tabellen von fünf oder mehr Mitarbeitern intensiv auf Korrektheit zu überprüfen, ist wenig sinnvoll und führt die eigentlichen Vorteile ad absurdum. Auch bei Urlaub-. und Überstundenkonten, die von den Mitarbeitern selbst in Excel geführt werden, ist Vorsicht geboten. Hier kann es bei Fehlern auch gerne mal zu Problemen mit dem Finanzamt kommen.
Grundsätzlich empfehlen wir, Excel nicht bei mehr als 10 Mitarbeitern einzusetzen, da hier der Aufwand die Vorteile, wie Bedienung oder Kosten, klar überwiegen.
Quellen: Computer BILD, DEHOGA Baden-Württemberg
