Arbeitszeiterfassung, Genehmigung von Urlauben und die penible Erfassung von Krankheiten – all das findet man oft in großen Unternehmen und Konzernen. Warum Zeitmanagement aber auch für Kleinbetriebe und mittelständische Unternehmen einige Vorteile mit sich bringt, wollen wir hier mal genauer beleuchten.
Erfassung der Arbeitszeiten
Mal abgesehen davon, dass Arbeitszeiterfassung für alle Unternehmen mit mehr als 10 Mitarbeitern in Zukunft durch die Novelle des Arbeitszeitgesetzes sowieso verpflichtend seind wird, kann eine Erfassung auch aus betrieblicher Sicht Sinn machen. Einer der größten Vorteile ist schlicht die Transparenz. Egal ob produzierendes Gewerbe oder Homeoffice auf Mallorca, es ist immer gut zu wissen wie viel man als Mitarbeiter gearbeitet hat und wo man zeitlich insgesamt steht. Andersherum ist es auch für Vorgesetzte und Geschäftsführer von Vorteil die Überstunden der Mitarbeiter im Blick zu behalten – Stichwort Überstundenmanagement. Denn es liegt auch im Interesse des Unternehmens, dass die Mitarbeiter nicht ständig mehr arbeiten, als sie es eigentlich müssten. Nur durch angemessene Kompensation, wie zusätzliche Urlaubstage oder Vergütung kann die Mitarbeiterzufriedenheit langfrstig gewährt werden.
Daneben gibt es auch Arbeitszeitvorschriften, die eingehalten werden müssen. Das kann von Branche zu Branche stark variieren, sollte aber nicht unterschätzt werden. Hier kann eine elektronische Zeiterfassung und eine damit verbundene Analyse ein verbessertes Zeitmanagement ermöglichen. So können zum Beispiel Produktivität erhöht oder eventuelle Unfälle vermieden werden. Im produzierenden Gewerbe ist die Zeiterfassung die Basis für eine sinnvolle Ressourcenplanung.
Urlaubsplaner
Auch für Kleinbetriebe kann eine elektronische Urlaubsplanung sinnvoll sein. Insbesondere wenn einige Mitarbeiter mobil oder im Homeoffice arbeiten, ist eine transparente Kommunikation von Verfügbarkeiten essentiell. Schon bei über 5 – 8 Mitarbeitern kann eine mündliche oder dezentrale Planung von Abwesenheiten unübersichtlich werden und im Chaos enden. Genehmigungsprozesse sind hier oft ein verpönter Begriff – zu unrecht finden wir. Denn natürlich kann man Genehmigung als einen starren bürokratischen Akt verstehen, aber eigentlich ist es nur ein Feedback auf eine Anfrage innerhalb eines Systemes. Es sollte daher im Interesse aller Beteiligten sein, die falsche Scheu zu überwinden und auf eine klare und einfache Kommunikation und Plaung zu setzen. Am Ende des Tages ist es ja im Sinne aller, wenn Vereinbarungen schriftlich bestätigt sind und somit nicht so einfach ignoriert werden können.
Durch klare Kommunikation und verbesserte Transparenz können Verwaltungsprozesse auf den nötigsten Aufwand reudziert werden.
Zeit ist Geld
Besonders in Kleinbetrieben und Mittelständlern erledigt der Chef oder Inhaber meist viele Verwaltungsaktivitäten selbst. Von der Personalsuche bishin zur Umsatzsteuervoranmeldung gibt es viel zu tun. Und besonders daher können elektronische Systeme für das Zeitmanagement hier bares Geld sparen. Zwar kosten diese in der Regel auch etwas Geld, jedoch überwiegen hier die Vorteile für die Verwaltung klar. Urlaube sind schnell und übersichtlich geplant, Arbeitszeiten und etwaige Überstunden transparent für alle ersichtlich und die Stundenliste für den Minijobber ist auch mit einem Klick bereit zur Abrechnung. Durch deutlich geringeren Kommunikationsaufwand und weniger Konfliktpotential wird Zeit geschaffen, sich um andere wichtigere Dinge kümmern zu können.
Quellen: Haufe