Gibt es in Deutschland eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?
In Deutschland besteht seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts im Herbst 2022 eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Die Bundesregierung arbeitet aktuell an einer verpflichtenden digitalen Zeiterfassung – wir haben es hier erklärt. Doch auch schon vorher bestand in einigen Branchen eien explizite Verpflichtung. Zur Bekämpfung der Schwarzarbeit besteht diese Pflicht unter anderem in den Branchen Baugewerbe, Gastronomie und Hotellerie, im Transport- und Logistikgewerbe, in der Gebäudereinigung und einigen weiteren Branchen. Ebenso trifft es auf geringfügig Beschäftigte zu, um eine Unterschreitung des Mindestlohns zu vermeiden. Darüber hinaus müssen alle Überstunden – egal in welcher Branche – aufgezeichnet werden. In anderen Situationen ist die Zeiterfassung dringend angeraten, um weiteren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. Das betrifft zum Beispiel den Nachweis eines Unternehmens über die geleistete Kurzarbeit der Mitarbeiter in besonderen Situationen wie während der Corona-Pandemie.
Warum ist Zeiterfassung für die Lohnbuchhaltung wichtig?
Die Erfassung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter bildet die Grundlage für die Lohnabrechnung. Neben den täglichen und wöchentlichen Arbeitsstunden berücksichtigen viele gängige Zeiterfassungssysteme Krankheitszeiten und Dienstreisen. Das trifft in bestimmten Fällen sogar auf Weiterbildungen und Elternzeit zu. Die Erfassung der Arbeitszeiten hilft aber auch dabei, Mitarbeiter zu identifizieren, die besonders häufig krank sind oder auffallend oft zu spät zur Arbeit erscheinen und durch sonstige Abwesenheiten auffallen. So kann eine Aufzeichnung der Arbeitszeiten sogar als Grundlage für ein Mitarbeitergespräch dienen und so mögliche Ursachen für eine verschlechterte Arbeitsleistung identifiziert werden.
In vielen Unternehmen bildet die Zeiterfassung die Grundlage für die Lohnabrechnung.
Herausforderungen in der Lohnabrechnung
Großer manueller Aufwand
Für viele kleine Betriebe und Unternehmen von rund 30 – 50 Mitarbeitern stellt die Lohnbuchhaltung an sich schon eine Herausforderung dar. Oft wird diese Aufgabe dann an den Steuerberater abgegeben, der wiederum verlässliche Ausgangsinformationen benötigt. Manchmal geschieht die Abrechnung der Stunden noch manuell per Zettel und Stift oder Excel-Tabellen, um Kosten zu sparen, doch mit wachsender Größe eines Unternehmens kommen Sie nicht um den Einsatz von Softwarelösungen herum. Programme, wie MyTimeTracker, unterstützen in dieser Hinsicht gerade kleinere Unternehmen. Die Zeiterfassung geschieht mittels App, Web und Terminals. Ohne großen Aufwand lassen sich mit ihr alle notwendigen Funktionen zur Arbeitszeiterfassung darstellen. Die Daten werden sicher und datenschutzkonform in einer Cloud gespeichert und können über PDF-Exporte direkt aufgeschlüsselt an den Steuerberater übergeben werden.
Die Systeme zur Lohnbuchhaltung sind von Unternehmensseite daher regelmäßig auf den Prüfstand zu stellen, um die Betriebsabläufe auch in Zukunft optimal zu unterstützen. Dabei geht es nicht nur um Rechtssicherheit und Effizienz, sondern ebenso um Fragen, die den Datenschutz und die Datensicherheit betreffen. Ist ein Stundenzettel, der für alle zugänglich im Büro liegt, wirklich der richtige Weg?
Im Mittelpunkt steht zunächst die Einhaltung aller Gesetze und Vorschriften. Software und Betriebsprozesse müssen auf das neue regulatorische Umfeld unterstützend einwirken.
Einhaltung der Vorschriften und Sicherheit an erster Stelle
Ein optimierter Lohnabrechnungsprozess ist eine wesentliche Voraussetzung für einen effizienten Betriebsablauf. Moderne Technologie und Software greift an dieser Stelle unterstützend ein. Im Bereich der Lohnabrechnung und Personalverwaltung gab es in den letzten Jahren erhebliche Fortschritte, doch hinken hier noch etliche kleine Betriebe dieser Entwicklung hinterher – obwohl auch die Kosten für solche Systeme drastisch gesunken sind. Daher ist zu prüfen, ob die Leistungsfähigkeit der Unternehmenssoftware zur Erfassung der Zeiten geleisteter Arbeit und Lohnabrechnung optimal ausgeschöpft ist. Neue Anwendungen auf dem Markt könnten kleinere Unternehmen ebenfalls deutlich voranbringen.
Im Fokus der Aufmerksamkeit steht darüber hinaus immer wieder der Datenschutz und die Datensicherheit. Die eingesetzten Systeme müssen das Risiko eines Datendiebstahls minimieren, um einen möglichen Missbrauch und folglich Arbeitszeitbetrug auszuschließen.
Besonders bei Betrieben von 20- 50 Personen kann man schnell den Überblick verlieren – hier machen smarte und einfache Tools oft Sinn.
Gesetzliche Vorschriften und Normen
Nachtarbeit und Höchstarbeitsdauer
Das Arbeitszeitgesetz regelt in Deutschland den Arbeitsschutz und bestimmt eine täglich zulässige Höchstarbeitszeit. Zudem bestimmt das Gesetz Mindestruhepausen während der Arbeitszeit sowie Mindestruhezeiten zwischen dem Ende und der Wiederaufnahme der Arbeit. Auch die Arbeitsruhe an Sonn- und Feiertagen ist darin festgeschrieben. Zum Beispiel ist eine Arbeitszeit von 12 Stunden täglich nicht erlaubt. Mutet ein Chef seinen Mitarbeitern mehr als 10 Stunden täglich Arbeit zu, begeht er eine Ordnungswidrigkeit. Die Geldbuße dafür kann bis zu 15.000 Euro betragen.
Wichtige Regelungen betreffen ferner die Nachtarbeitszeit und Schichtarbeit. Nachtarbeit findet laut Arbeitszeitgesetz zwischen 23:00 Uhr und 6:00 Uhr statt, für Bäckereien zwischen 22:00 Uhr und 05:00 Uhr. Nachtarbeiter genießen besondere Rechte wie einen Nachtzuschlag. Dieser muss angemessen ausfallen. Bei einer achtstündigen Nachtschicht besteht Anspruch auf einen zusätzlichen freien Tag. Ein Nachtzuschlag von bis zu 25 Prozent ist für den Arbeitnehmer grundsätzlich steuerfrei. Für die Stunden zwischen 00:00 Uhr und 04:00 Uhr gelten sogar höhere Steuerfreigrenzen.
Urteile des EuGH und BAG
Mit dem Urteil des EuGH vom 14. Mai 2019 muss jedes Unternehmen eine Zeitwirtschaftslösung einführen und damit eine objektive, verlässliche und zugängliche Dokumentation der Arbeitszeiten aller Mitarbeiter vorweisen können. Damit sind alle Branchen gleichermaßen betroffen. Ein im Auftrag des Bundesarbeitsministeriums erstelltes Gutachten kommt ebenfalls zu dem Schluss, dass die derzeitigen gesetzlichen Regelungen den Ansprüchen des EuGH nicht entsprechen. Darum ist es für Unternehmen in Deutschland umso dringlicher, sich mit digitalen Lösungen zur Erfassung der geleisteten Arbeit auseinanderzusetzen. Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts baute im Jahr 2022 darauf auf und stellte bereits eine heute geltende verpflichtende Zeiterfassung fest.
Stunden mit besonderer Versteuerung und Zuschlägen
- Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen
- Nachtarbeitszeit zwischen 23:00 und 06:00 Uhr
- Nachtarbeitszeit in Bäckereien zwischen 22:00 und 05:00 Uhr
- zwischen 00:00 und 04:00 Uhr gelten nochmals besondere Tarife
Bestandteile der Lohnabrechnung
Die Lohnabrechnung erfolgt durch den Arbeitgeber. Zur Vereinfachung dieses Prozesses und um Fehler zu vermeiden, existieren hierzu eine Reihe unterschiedlicher. Lohnabrechnungsprogramme. Alternativ kommen hierfür auch Steuerberater infrage. Zunächst müssen alle Angaben zu den Mitarbeitern korrekt vorliegen, darunter beispielsweise die Sozialversicherungsnummer. Im zweiten Schritt folgt die Berechnung des Bruttoverdienstes, ehe die Abzüge bestimmt werden. Daraus ergibt sich die Kalkulation des Nettoverdienstes. Als Arbeitgeber müssen Sie nun noch Lohnsteuer und Sozialabgaben zahlen.
Die Lohnabrechnung enthält eine Reihe wichtiger Unterlagen und Dokumente, darunter die Steuer- und Sozialversicherungsnummern aller Mitarbeiter Ihrer Mitarbeiter. Sie enthält aber ebenso Angaben zur Lohnsteuer, zu Steuerfreibeträgen und zu geldwerten Sachbezügen. Außerdem finden vermögenswirksame Leistungen, Aufwandsentschädigungen und die Bankdaten Ihrer Angestellten Eingang in die Lohnabrechnung. Insgesamt sind es 16 Angaben. In vielen Betrieben sind hier insbesondere die Berücksichtigung der steuerlich bevorzugten Stunde, z.B. Nacht- oder Feiertagsarbeit, von hoher Bedeutung, da sich diese direkt auf das Nettogehalt des Mitarbeiters auswirken.
Fazit
Die Lohnbuchhaltung ist für Viele Unternehmen zurecht eine unterschätzte Herausforderung, da sie oft aufwändig ist und viel Zeit in Anspruch nimmt. Auch wenn ein Steuerberater den größten Teil der Arbeit übernimmt, müssen die benötigten Informationen fehlerfrei und zuverlässg bereit gestellt werden. Dabei fangen die Probleme oft schon mit der korrekten Erfassung der Arbeitszeit, Nachtzuschlägen oder Sonntagsarbeit an. Die geleisteten Stunden müssen hier aufgeschlüsselt abrufbar sein, sonst können die jeweiligen Zuschläge und Steuervergünstigungen nicht berücksichtigt werden. Das manuell zu tun ist mühsam und inzwischen auch betriebswirtschaftlich nicht mehr sinnvoll. Es gibt hier eine vielzahl an Programmen die dabei unterstützen – die Kosten dieser Programme lieft in der Regel deutlich unter den Kosten für den manuellen Aufwand.
